Consejos y herramientas para hacer home office

¿Qué pasaría si de pronto aparece un virus mortal y las empresas tienen que cambiar sus hábitos y su forma de operar?

No te vuelvas loco, a continuación, te comparto algunos tips básicos para hacer home office de manera exitosa y productiva.

Debido a la situación actual del país y del mundo es de esperarse que los ejecutivos y empresarios quieran aportar su granito de arena evitando la propagación  del virus, así, una de las medidas más efectivas es practicar home office (trabajo desde casa), claro, no aplica para todas las empresas, por ejemplo, para una empresa de logística es imposible que el operador de la unidad practique home office, o para un operario de una línea de producción etc.

Bien, lo primero que debes saber es que cuando el home office o cualquier otra metodología de trabajo se da de forma repentina o forzada, va a fracasar.  No hay que asustarse, si siguen estos tips sus posibilidades de tener éxito aumentan considerablemente.

Contrato:

Lo primero es tener un contrato de trabajo en casa y no nos referimos a tenerlo con la empresa necesariamente, si no con tu familia, con las personas con las que vives. Debes y deben de tener muy claro que estás trabajando, que en tus horas de trabajo no puedes ir a la tienda por el garrafón de agua, no puedes ir a un “mandadito”. Tengan muy en claro eso. Comienza respetando tus tiempos.

Lugar de trabajo adecuado:

Es de suma importancia que el lugar de trabajo no sea la cama, el sofá, el baño etc. El lugar de trabajo tiene que ser una mesa o escritorio con su silla. Adicional se debe de tener todo el equipo necesario para operar:

  • Computadora.
  • Audífonos con micrófono (también funciona tener audífonos y micrófono por separado).
  • Internet estable.
  • Libreta, lápiz y lapicero.
  • Monitor extra si se requiere.
  • Cámara para video llamadas (ya sea externa o propia de la computadora)

Cualquier herramienta con la que se esté acostumbrado a trabajar tiene que estar ahí. Algo que no se debe pasar por alto es que nosotros también debemos de estar en óptimas condiciones, es decir, hay que cambiarse no es bueno quedarse con pijama todo el día, el cambiarse también te hace entrar en razón de que se está trabajando.

Comunicación colectiva:

Este es un punto fundamental puesto que la buena comunicación tanto en equipos presenciales como remotos es indispensable. Hay varias herramientas que queremos recomendarte en base a nuestra experiencia, se van a dividir en herramientas para compartir archivos, documentos y hacer chat y en herramientas para conferencias y video llamadas.

Herramientas para comunicación tipo chat y compartir archivos.

  • Slack: Es una herramienta muy útil sobre todo para equipos técnicos, debido a que ofrece la posibilidad de enviar recursos(código, imágenes, diseños, etc.) de una forma mas efectiva que otras herramientas. Se pueden hacer grupos de trabajo y llamadas.
  • Discord: A pesar de que es una herramienta considerada “gamer” ofrece un paquete completo ya que se puede hacer transferencia de archivos, video llamadas, live, chat, la ventaja de discord ante las otras herramientas es el performance tal alto que tiene, es decir es una herramienta muy fluida y que consume poco recurso.
  •  Dropbox: Herramienta para compartir archivos de manera colectiva, que se puede sincronizar con tu dispositivo móvil y computadora. (Esta herramienta solo es para compartir archivos)
  • Google Drive: Esta herramienta al ser de la familia de google la mayoría de los colaboradores pude que estén relacionada con ella, es de uso exclusivo para la transferencia de archivos y se sincroniza con tu correo.
  • Whatsapp: Dentro de las herramientas que recomendamos whatsapp tiene que ser tu última opción, aunque si es muy útil muchas de las veces se olvida la formalidad dentro de esta aplicación. Está en este top debido a que si aplicarás home office de manera repentina es la herramienta que la mayor parte del equipo sabrá utilizar, sin olvidar que mas pronto que tarde se tiene que migrar a otra herramienta.

Herramientas para video llamadas y conferencias:

  • Google Hangouts: Al ser una herramienta de google es necesario contar con una cuenta de google, da la opción de compartir pantalla y crear un grupo para una conferencia o video llamada uno a uno. La desventaja de esta herramienta es que para grabar una sesión es algo complicado.
  • Microsoft Teams: Es una plataforma que ofrece múltiples herramientas y una de ellas es Skype empresarial para poder realizar conferencias y video llamadas con miembros del equipo, si manejas tecnologías de Microsoft está herramienta es la ideal debido a que se enlaza con office 365 y más tecnologías de la empresa.
  • Zoom meeting: Es una plataforma para videoconferencias donde pueden participar hasta 100 personas de manera simultanea y gratuita. Permite compartir pantalla, grabar la sesión, ceder el control de tu computadora a otro compañero que se encuentre en la conferencia y ofrece hasta 40 minutos por sesión, si requieres mas tiempo se tendrá que pagar un licencia de 15 dólares aproximadamente.

Trabajo en equipo y eficiencia:

Ahora seguimos con las herramientas de productividad, estas ayudan a los lideres de equipos, encargados y ejecutivos a dar seguimiento en tiempo real, administrar tareas proyectos y medir eficiencia entre otras funciones de manera remota.

  •  Trello: Esta herramienta es muy útil para organizar los pendientes de manera visual (tableros,listas,tarjetas) organizándolos por prioridad y equipo. Para comenzar es una buena herramienta pero no ofrece seguimiento en tiempo real, ni estadísticas de eficiencia. Es una herramienta que se puede utilizar de complemento.
  • Monday: Es un software de gestión de proyectos para facilitar el trabajo en equipo que puede mostrar en diferentes colores con etiquetas personalizables los flujos de trabajo y colaboración entre los colaboradores. Esta herramienta no cuenta con seguimiento en tiempo real ni eficiencia.
  • Notion: Es una herramienta que permite comunicación es decir, abrir comentarios y discusiones, permite la colaboración en tiempo real (aunque no da seguimiento en tiempo real de los colaboradores), otra característica es la de documentos compartidos en donde los colaboradores pueden hacer transferencias de archivos y por ultimo tiene un apartado de gestión de proyecto.
  • Time Doctor2: Es una herramienta de uso colaborativo en donde se puede configurar las funciones según sean necesarias para cada empleado, algunas funciones con las que cuenta son: seguimiento de tiempo, capturas de pantalla, monitoreo de chat, reportes, alertas de uso de tiempo, y algunas integraciones con otras plataformas.
  • Time Camp: Esta herramienta resuelta muy útil al momento de hacer home office pues que en cierta parte da un tranquilidad a los encargados debido a la robustez de funcionalidad que ofrece,  algunas de sus funciones son: Informes (Detallados, por días, personalizados). Gestión de proyectos (se puede integrar con múltiples plataforma de gestión de proyectos). Seguimiento en tiempo real (tiempos ausentes, actividades, cronología, trabajo por objetivos, eficiencia, estadísticas de usuario). Informes presupuestarios eh integración con múltiples plataformas como: GitLab, Asana, Monday, Trello, entre otras.

Estos han sido algunos de nuestros tips y herramientas para poder hacer home office exitoso, confiamos en que te serán de utilidad  y ustedes como nosotros optarán por aprotar ese granito de arena.  

Eduardo Martínez
eduardo@girasolo.com
www.girasolo.com
www.ThinkBigPink.com

Somos ESR

Este año en Girasolo logramos cumplir con uno de los objetivos que nos pusimos a principio de año ¡lograr tener nuestro distintivo de Empresa Socialmente responsable!

Tal vez pensarás, ¿Por qué  les emociona tanto? Y la respuesta es sencilla, a todos en la agencia siempre nos ha entusiasmado bastante enfrentarnos a nuevos retos, esa es una de las características que mejor nos representa; entonces poder retarnos a algo como es obtener un distintivo se volvió algo que veíamos posible pero no muy cercano por la inexperiencia que teníamos en el tema.

Cuando nos empezamos a introducir con apoyo de Lapisa en todo lo que conlleva ser socialmente responsable nos dimos cuenta de que ya teníamos casi todo el trabajo hecho, hacer cosas bonitas para la sociedad es algo que nos gusta y se nos da, entonces ya solo nos quedaba la tarea de documentar y seguir aportando.

Hicimos todo lo que estaba de nuestro lado, subimos nuestras evidencias, documentos, cartas, etc. Y ahora era momento de esperar por dos largos meses, y digo largos porque ya nos urgía saber el resultado. Hasta que llego el día, un sábado 31 de agosto, todos estábamos en nuestra casa y me tocó dar la noticia, obvio todos nos pusimos muy felices y orgullosos de lo que conseguimos. Ver el nombre de Girasolo en la lista de empresas que obtuvieron el distintivo en el año 2019, se sintió como un logro personal.

Ya que conté el lado emotivo y experiencia personal, hablaré de lo que consiste ser socialmente responsable. Lo primero y más importante, si no hay cooperación y conocimiento del proceso que se va a realizar por parte de TODOS los integrantes de la empresa es casi seguro que será un proyecto fallido. Toda la empresa en conjunto debe estar encaminada a favorecer la calidad de vida en la empresa, a la comunidad, al cuidado y preservación del medio ambiente y la ética empresarial. Ser una empresa socialmente responsable implica compromiso, tiempo e interés, claro que implica esfuerzo, pero también beneficios. Cada una de las buenas acciones que realices como empresa se verán reflejadas en la satisfacción de tus colaboradores, de tus clientes y en la forma en que te ve tu comunidad (sociedad).

Es satisfactorio ver como otras empresas comienzan a acercarse a ti para informarse sobre cómo obtener este distintivo, eso significa que hay interés pero no el fácil acceso a esta información. Hoy primero de noviembre acaban de hacer el último llamado a inscribirse como empresa grande (tienen varias clasificaciones). Aquí dejo un link si te llamo la atención algo de lo que te platique y quieres saber más. https://www.cemefi.org/